International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d'Albert Einstein, l'IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou une catastrophe. À l'oeuvre aujourd'hui dans plus de 40 pays et 22 villes américaines, l'IRC redonne sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées et qui luttent pour survivre.

L'IRC a ouvert ses bureaux au Burundi en 1996 et s'est d'abord concentré sur les interventions vitales et la fourniture d'une assistance immédiate aux réfugiés et aux personnes déplacées. L’IRC Burundi se concentre désormais sur les interventions post- conflit afin de soutenir la transition du pays vers une paix et une stabilité durable.

IRC Burundi a un programme post-conflit dynamique englobant la prévention et la réponse à la violence basée sur le genre, la protection de l'enfance, la cohésion sociale, la protection et l'état de droit, la relance économique et le développement (ERD) ainsi que la santé environnementale. Les clients sont des populations vulnérables et marginalisées, notamment des réfugiés, des déplacés internes, des rapatriés et d’autres catégories vulnérables telles que les femmes, les enfants et les jeunes. IRC travaille avec le gouvernement burundais, des partenaires locaux et internationaux pour accroître la protection, l’autonomisation économique et la cohésion sociale de ces groupes. L'IRC a son bureau principal à Bujumbura, servant non seulement de siège mais aussi de base pour les programmes à Bujumbura Rural et la mairie de Bujumbura. Les bureaux de terrain sont implantés à Gitega, Muyinga et Ruyigi.

 

DESCRIPTION DU POSTE

Le/La Procurement Officer a la charge de la gestion des achats et des données du système Intégra. Il/Elle fera partie intégrante de l'équipe des Opérations et travaille sous les ordres du Supply Chain Manager. Le/La Procurement Officer est responsable de la gestion et de l'appui efficace de la Chaine des approvisionnements, tout au long du programme mis en œuvre dans le pays, en conformité avec les réglementations imposées par l'IRC et les bailleurs de fonds.

Le/La Procurement Officer :

Collaborera et se concertera avec le service en charge des programmes et le service financier afin de garantir des systèmes opérationnels intégrés et harmonisés ;Sera l’interlocuteur principal de l’équipe Master Data Management pour l’entretien et l’actualisation des données du système INTEGRA ;Sera le référent principal pour des questions d’archivage et classement de documents de support en lien avec les achats et le système INTEGRA ;Collaborera avec le Supply Chain Manager afin de garantir que les mécanismes de contrôle interne fonctionnent avec un minimum de bureaucratie ;Fera des visites du terrain en vue de garantir l'efficacité et l'uniformité de la structure de la chaîne des approvisionnements ainsi que la mise en œuvre des politiques et des procédures opérationnelles standard de l'IRC.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

Parmi les responsabilités spécifiques :

La conformité : Veiller à ce que les politiques et procédures de la chaîne d'approvisionnement/Sécurité soient conformes aux politiques, procédures et exigences de l'IRC et des sources de financement applicables. Tous les sites et personnels agissent en conformité avec les politiques;Préparation et mise en œuvre des plans d'approvisionnement en collaboration étroite avec les programmes. ;Assurer la gestion et le suivi des données sur les achats ;Assurer le suivi de la mise en œuvre du Master Procurement Plan conformément aux Item Forecast des projets ;Produire un rapport hebdomadaire sur le Purchase Order data ;Procéder à la création de ticket pour la mise à jour de données dans le système Integra et en faire le suivi ;Appui aux équipes achat dans l’identification des fournisseurs des biens et services ;Appui dans le suivi des MPA et MSA et procéder aux évaluations de fournisseurs ;Appuyer l’Administration dans les demandes d’achat dans le système Intégra ;Planification et préparation des achats suivant les plans d’approvisionnement en place ;Accompagnement dans l'élaboration des spécifications d'approvisionnement ;Gestion du processus de demande de devis auprès des fournisseurs (RFQ) ;Gestion de processus de Demande de propositions (RFP) ;Participer aux réunions d'appel d'offres et aux évaluations ;En collaboration avec le comité d’approvisionnement, définir les objectifs de négociation dans le cadre de processus d’appel d’offres ouverts ;Promouvoir une image professionnelle et positive d’IRC et entretenir des bonnes relations professionnelles aves les fournisseurs ;Mettre en œuvre une diligence raisonnable pour les fournisseurs, cela comprend la réalisation de vérifications de références, de visites de fournisseurs, etc ;De façon continuelle, rechercher et négocier les prix pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix – auprès des fournisseurs et contrôler la conformité et la qualité des marchandises proposées ;Préparer l'analyse des offres et autres documents d'appel d'offres pour approbation ;Soumission des rapports d'approvisionnement à base mensuelle ;Gestion des relations avec les demandeurs de biens et de services ;Collecte, organisation et analyse de données achats ;Sous les directives du comité d’approvisionnement, effectuer une analyse des coûts sur le marché ;Vérifier l'exactitude des documents d'approvisionnement avant d'accepter le paiement pour approbation ;Préparer des contrats pour les soumissionnaires recommandés ;Etablir la liste des prix ; Tenir à jour la liste / catalogue de prix et informer les programmes de tout changement ;Fournir un soutien cohérent et constant aux autres départements pour assurer le respect des politiques et procédures Supply Chain ;À travers les différents outils et mécanismes en place chez IRC, identifier les drapeaux rouges qui pourraient potentiellement exposer l`organisation aux risques de fraudes ;Assurer un classement électronique et physique des dossiers administratifs et d’achat des fournisseurs ;Identifier les alertes rouges de fraude et de corruption et y remédier .

Développement de programmes

Conseiller les équipes de gestion du programme et du terrain sur les risques spécifiques au contexte concernant le marché local, la sous consommation, et contribuer à l'élaboration et à la mise en œuvre des mesures et de plans d'atténuation ;Assister aux réunions de subventions/programmes pour s'assurer que les besoins en matière des achats sont budgétisés.

 

Gestion Resource Humaine :

Apporter un appui technique aux staffs des sites (Muyinga et Ruyigi) ;Conduire des séances de revue des SOP lies aux achats ;Conduire des séances de formation sur les SOP liées aux achats.

 

Autres :

Toutes autres responsabilités qui peuvent être confiées par les superviseurs (hiérarchique ou technique).

Caractéristiques personnelles :

 

Parfaite intégrité personnelle ;Attention au détail ;Solides compétences en supervision ;Capacité à accomplir en même temps des tâches multiples ;Esprit d'équipe et aptitudes en résolution de problèmes ;Pro actif.